organizzazione eventi, meeting e congressi
Progettazione
- Elaborazione studio di fattibilità
- Collaborazione per l’impostazione generale dell’evento
- Individuazioni delle possibili sedi dell’evento
- Stesura dei contratti
- Elaborazione e gestione del budget di realizzazione e del bilancio dell'evento
- Tempistica, programmazione delle varie fasi dell'evento
- Consulenza legale e fiscale
Gestione finanziaria
- Gestione di iscrizioni, rapporti con gli sponsor, fornitori in termini di fatturazione, emissione e ricezione fatture
Gestione spazi espositivi
- Individuazione e selezione degli spazi espositivi
- Regolamentazione, assegnazione e vendita degli stessi spazi
- Elaborazione dei contratti con gli espositori
Progettazione programma scientifico
- Elaborazione del programma scientifico in collaborazione con il committente e con il supporto di riconosciuti opinion leader, dalla pianificazione delle sessioni alle relazioni finali
- Raccolta e archiviazione delle relazioni scientifiche
- Elaborazione e pubblicazione degli atti su carta, su supporto multimediale o su web
Gestione delle tasse di iscrizione
- Gestione finanziaria delle tasse di iscrizione
- Segreteria, accreditamento ECM
Gestione logistica
- Gestione degli aspetti logistici interni all'evento: accoglienza, reception e hospitality desk in sede congressuale, servizi audio-video, sistemi informatici, hostess
- Gestione dei fattori logistici esterni all'evento: servizio catering e ristorazione, interpreti
Grafica e stampa
- Elaborazione e produzione delle stampe e documenti per l'evento (programmi, locandine, inviti, badge, segnaletica, questionari ECM, scheda dati docenti)
Servizi al cliente
- Gestione dei contatti e coordinamento di relatori, moderatori, opinion leader e partecipanti
- Gestione degli aspetti logistici quali viaggi e ospitalità, invio lettere di incarico ed eventuali compensi
- Servizi di accoglienza e assistenza in sede congressuale
Ospitalità e booking
- Individuazione della location, prenotazione e gestione degli alloggiamenti alberghieri
- Definizione dei contratti e degli aspetti amministrativi
- Gestione prenotazioni alberghiere e assegnazione individuale delle camere ai partecipanti e/o ai gruppi